Gilgemyn kiest voor een future-proof aanpak met Business Central
Over Gilgemyn
Gilgemyn Recycling uit Wevelgem is gespecialiseerd in de inzameling en verwerking van papier, karton en plastic. Het recyclagebedrijf beschikt daarnaast ook over een containerdienst waarmee het niet alleen papier en karton ophaalt, maar ook andere afvalstromen zoals hout en restafval. Zij deden beroep op Sonical om een oplossing te implementeren die hun specifieke noden dekt en klaar is voor de toekomst.
Tot voor kort werkte Gilgemyn met een mix van systemen: er was een combinatie van een maatwerk ERP, aparte boekhoudsoftware, een planningsapp en fysieke documenten.
Uitdagingen in de praktijk
Tijdens onze analyse spraken we met medewerkers uit alle afdelingen om een volledig beeld van de werking te krijgen. Hierbij werd duidelijk dat de huidige processen sterk leunden op verschillende kanalen en handmatige stappen. Dit zorgde voor uitdagingen op het gebied van planning, financiële administratie en de algemene efficiëntie. Zo was er ook geen communicatie of link tussen de verschillende programma’s wat voor dubbel werk zorgde om alle data in alle systemen correct en volledig te krijgen.
Samen met Sonical werden volgende uitdagingen aangepakt:
- Koppeling tussen de rittenplanner, weegbrug en ERP: orders worden nu centraal ingegeven in Business Central en automatisch gesynchroniseerd met een app voor het inplannen van de ritten. Weeggegevens worden digitaal gekoppeld aan opdrachten.
- Digitalisering van documentstromen: Weegtickets, CMR’s, lever- en afhaalbonnen worden automatisch opgeslagen en zijn direct beschikbaar in Business Central voor facturatie en rapportering zonder hiervoor nog manuele acties uit te moeten voeren.
- Automatische facturatie en communicatie: Facturen, aankoopnota’s en prijswijzigingen worden digitaal verstuurd naar klanten, wat postkosten drastisch verlaagt.
- Rapportage: doordat alle data nu digitaal beschikbaar is en dit op 1 plaats, zijnde Business Central, is een diepgaandere rapportering mogelijk.
- PEPPOL-integratie: Dankzij de koppeling met PEPPOL worden facturen en aankoopnota’s nu veilig en automatisch elektrisch verzonden via het Europese e-facturatieplatform.
Hoe werkt het nu in de praktijk?
Met de nieuwe werkwijze communiceert Dynamics 365 Business Central rechtstreeks met de rittenplanning, waardoor alle relevante data automatisch gedeeld wordt. In de toekomst zal ook de weegbrug communiceren met Business Central – dit zal dan ook een kleinere foutenmarge creëren.
Chauffeurs krijgen hun taken en volgorde digitaal in de app en kunnen eenvoudig non-conformiteiten registreren en opvolgen, inclusief het toevoegen van foto’s.
→ Weegbrugdata wordt digitaal gekoppeld aan de opdracht en direct verwerkt.
→ Facturatie gebeurt automatisch, inclusief het versturen van documenten via e-mail en Peppol.
Resultaat samenwerking met Sonical:
Deze digitalisering laat de administratieve last sterk verminderen, voorkomt fouten en bevordert de communicatie met klanten. Medewerkers kunnen zich focussen op hun kerntaken, chauffeurs werken efficiënter en klanten hebben sneller toegang tot hun documenten. Gilgemyn Recycling is nu klaar om verder te groeien, met een toekomstbestendig platform dat hun unieke processen ondersteunt.
