Gilgemyn opte pour une approche pérenne avec Business Central
À propos de Gilgemyn
Gilgemyn Recycling, basée à Wevelgem, est spécialisée dans la collecte et le traitement du papier, du carton et du plastique. L'entreprise de recyclage dispose en outre d'un service de conteneurs grâce auquel elle collecte non seulement du papier et du carton, mais aussi d'autres flux de déchets comme le bois et les déchets résiduels. Elle a fait appel à Sonical pour mettre en œuvre une solution répondant à ses besoins spécifiques et prête pour l'avenir.
Jusqu'à récemment, Gilgemyn travaillait avec un ensemble hétéroclite de systèmes : une combinaison d'un ERP sur mesure, d'un logiciel de comptabilité distinct, d'une application de planification et de documents physiques.
Défis rencontrés dans la pratique
Lors de notre analyse, nous avons échangé avec des collaborateurs de tous les départements afin d'obtenir une vue complète du fonctionnement de l'entreprise. Il est apparu clairement que les processus actuels reposaient fortement sur différents canaux et étapes manuelles. Cela engendrait des difficultés en matière de planification, de gestion administrative et financière, ainsi que d'efficacité générale. Il n'existait par ailleurs aucune communication ni lien entre les différents programmes, ce qui entraînait un travail en double pour obtenir des données correctes et complètes dans tous les systèmes.
Avec Sonical, les défis suivants ont été relevés :
- Connexion entre le planificateur de tournées, le pont-bascule et l'ERP : les commandes sont désormais saisies de manière centralisée dans Business Central et synchronisées automatiquement avec une application de planification des tournées. Les données de pesée sont liées numériquement aux commandes.
- Numérisation des flux de documents : les tickets de pesée, les CMR, les bons de livraison et d'enlèvement sont automatiquement enregistrés et directement disponibles dans Business Central pour la facturation et le reporting, sans qu'aucune action manuelle ne soit plus nécessaire.
- Facturation automatique et communication : les factures, notes d'achat et modifications de prix sont envoyées numériquement aux clients, ce qui réduit considérablement les frais postaux.
- Reporting : comme toutes les données sont désormais disponibles numériquement et centralisées en un seul endroit, à savoir Business Central, un reporting plus approfondi est désormais possible.
- Intégration PEPPOL : grâce à la connexion avec PEPPOL, les factures et notes d'achat sont désormais envoyées électroniquement de manière sécurisée et automatique via la plateforme européenne de facturation électronique.
Comment cela fonctionne-t-il concrètement aujourd'hui ?
Avec la nouvelle méthode de travail, Dynamics 365 Business Central communique directement avec la planification des tournées, ce qui permet un partage automatique de toutes les données pertinentes. À l'avenir, le pont-bascule communiquera également avec Business Central, ce qui réduira encore la marge d'erreur.
Les chauffeurs reçoivent leurs tâches et leur ordre de passage numériquement dans l'application et peuvent facilement enregistrer et suivre les non-conformités, y compris en ajoutant des photos.
→ Les données du pont-bascule sont liées numériquement à la commande et traitées immédiatement.
→ La facturation se fait automatiquement, y compris l'envoi des documents par e-mail et via Peppol.
Résultat de la collaboration avec Sonical :
Cette numérisation réduit fortement la charge administrative, évite les erreurs et favorise la communication avec les clients. Les collaborateurs peuvent se concentrer sur leurs tâches essentielles, les chauffeurs travaillent plus efficacement et les clients ont un accès plus rapide à leurs documents. Gilgemyn Recycling est désormais prête à poursuivre sa croissance, avec une plateforme pérenne qui soutient ses processus uniques.
